eProcurement mit Ehlert – digitale Services at its best

Welche Vorteile bietet eProcurement im Arbeitsalltag?

Der Begriff eProcurement beschreibt digitale Beschaffungsprozesse im professionellen B2B-Handel. Gemeint sind demnach nicht nur einfache Einkäufe über Onlineshops, sondern die effiziente, transparente und systematische Abwicklung von Bestellungen. Damit dies gelingt, müssen eProcurement-Systeme entsprechende Funktionen bereitstellen. Dazu zählen beispielsweise bestimmte Funktionalitäten in Bezug auf die Produktauswahl, interne Freigabeprozesse, wiederkehrende Nachbestellungen, die Verwaltung von Dokumenten sowie die Anbindung an interne Systeme.

Die Beschaffung von Verbrauchs- und Bedarfsgütern ist im B2B-Kontext kein alleinstehender Bestellvorgang, sondern ein mehrschichtiger Prozess, der unterschiedliche Aspekte miteinander verbindet. Die Bereitstellung optimierter digitaler Services gestaltet diesen Prozess übersichtlich und kundenfreundlich, reduziert Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit. Insbesondere bei regelmäßigen Bestellungen trägt ein professionelles eProcurement zu einer deutlichen Entlastung im Einkaufsprozess bei.

Welche digitalen Services bietet der Onlineshop von Ehlert?

Mit den passenden Funktionen wird der Onlineshop im professionellen Einkauf zu einem effizienten und zentralen Instrument. Die digitalen Services unseres Kundenportals bestehen aus zielgerichteten Funktionalitäten, die den Einkauf bei uns noch besser machen.

Kundenkonto mit Übersicht

Das Grundgerüst professioneller digitaler Einkaufsprozesse ist das Kundenkonto. Hier werden relevante Informationen rund um Bestellungen, Produkte und Dokumente zentral verwaltet und weitere wichtige Informationen und Services bereitgestellt. Anstatt einzelnen Vorgängen mühsam nachgehen zu müssen, liefert das Kundenkonto alle wichtigen Informationen gebündelt auf einen Blick – von der passenden Ansprechperson über strukturierte Bestellhistorien, Bestellvorlagen und -details bis hin zum Zugang zu weiteren nützlichen Bestellfunktionen wie dem Barcode-Scan. Mithilfe eines funktionalen Kundenkontos bleiben Vorgänge transparent und werden effizient organisiert. Beim Einkauf im Ehlert-Shop wird das Kundenkonto so zur zentralen Anlaufstelle, über die beispielsweise auf diese digitalen Services zugegriffen werden kann:

Schneller nachbestellen mit Bestellvorlagen und Direktbestellungen

Viele Artikel werden immer wieder bestellt. Sei es die passende Würze oder bestimmte Reinigungsutensilien. Genau hier bieten Bestellvorlagen einen großen Vorteil: Eine Liste mit entsprechenden Produkten und der passenden Menge liegt als Vorlage parat und wird bei Bedarf unkompliziert dem Warenkorb hinzugefügt. Einmal zusammengestellt und kalkuliert, immer wieder griffbereit – und auch Anpassungen von Menge und Produkt sind unkompliziert möglich.

Ergänzend dazu erleichtern Direktbestellungen den Einkauf bei Sammelbestellungen. Ob über Artikelnummern, Bestelllisten oder per CSV-Upload: Die Direktbestell-Funktion unterstützt effiziente Abläufe und sorgt dafür, dass Produkte besonders schnell erfasst werden. Diese müssen im Warenkorb nur noch kurz geprüft werden und man bestellt wie gewohnt. Besonders praktisch, wenn große Mengen benötigt werden.

Verbrauch besser planen mit Prognosen, Abo-Bestellungen und Benachrichtigungen

Für einen effektiven eProcurement-Prozess ist Zeitersparnis allein jedoch nicht alles. Ebenso wichtig ist es, Bedarfe vorausschauend planen zu können. Unser Shop liefert hierfür unterschiedliche Möglichkeiten:

• Virtuelles Bestandsmanagement: Unser System erkennt wiederkehrende Einkaufsmuster und liefert anhand dieser automatisierte Empfehlungen für passende Nachbestellungen – die mit nur einem Klick im Warenkorb landen.

• Abo-Bestellungen: Über die Einrichtung von Abo-Bestellungen werden zu festgelegten Intervallen automatisiert Bestellungen ausgelöst. Das reduziert den manuellen Aufwand und sorgt dafür, dass wichtige Produkte nicht erst dann nachbestellt werden, wenn sie bereits knapp sind.

• Preis- und Verfügbarkeitsbenachrichtigungen: Benachrichtigungen, wenn sich der Preis eines Produkts ändert oder es wieder verfügbar ist? Einfach den passenden Button auf der Produktseite anklicken und die E-Mail-Adresse hinterlegen. Sobald das gewählte Ereignis eintrifft, wird eine E-Mail inklusive passendem Shop-Link versendet.

Artikelerfassung vor Ort: per Barcode-Scan mit dem Smartphone

Einfacher geht's fast nicht – mit unserem Barcode-Scan! Geht ein Artikel im Lager, in der Produktion oder in einem anderen Arbeitsbereich zur Neige, kann er direkt mit dem Smartphone gescannt und in den Warenkorb gelegt werden. Zusätzliche Hardware ist hierfür nicht notwendig, das Smartphone reicht. Der unkomplizierte Barcode-Scan ist vor allem aufgrund seiner Nähe zum tatsächlichen Bedarf vorteilhaft: Produkte werden einfach dort erfasst, wo sie verwendet oder gelagert werden. Das reduziert Übertragungsfehler und vermeidet unnötige Zwischenschritte. Statt Artikelnummern und Mengen zu notieren und später im Shop zu suchen, wird die Nachbestellung direkt vor Ort angestoßen. Eine Funktion, die den Einkaufsprozess insbesondere in Betrieben mit vielen Verbrauchsartikeln deutlich vereinfacht.

Einkaufsprozesse mit Budgets und Freigaben effizient steuern

In den meisten Betrieben unterliegen Einkäufe bestimmten Abläufen. Um Kosten zu kontrollieren und interne Vorgaben einzuhalten, spielen Budgets, Zuständigkeiten und Freigaben eine wichtige Rolle. Umso wichtiger, dass diese durch die passenden Einstellungen auch digital abgebildet werden können. Individuelle Freigabestufen in unserem Onlineshop ermöglichen es, den Bestellvorgang gezielt zu steuern und transparent abzubilden. Sei es die Vergabe von Rollen und Rechten für einzelne Nutzer, die Festlegung von Einkaufsbudgets oder die Zuweisung einer Bestellung zur entsprechenden Kostenstelle: Mit unseren praktischen Verwaltungstools laufen Einkäufe unkompliziert und strukturiert so ab, wie es vorgesehen war – ohne dass jede Bestellung manuell koordiniert werden muss.

Direkte Integration in interne Einkaufssysteme

Für viele Unternehmen ist eine technische Anbindung an eigene Einkaufssysteme besonders relevant. Über eine OCI-Schnittstelle lässt sich der Ehlert-Shop direkt in ERP- oder eProcurement-Systeme anbinden – inklusive individueller Sortimente, Preise und Konditionen. Kunden können so von ihrem eigenen System aus auf den Shop zugreifen und relevante Bestelldaten werden automatisch zwischen den Systemen übertragen. Der große Vorteil davon liegt in der Reduzierung von Medienbrüchen: Daten müssen nicht doppelt eingegeben werden und lassen sich besser in vorhandene Strukturen integrieren. Neben einer wichtigen Zeitersparnis wird so auch das Risiko von Übertragungsfehlern gesenkt. So ist unser Shop nicht nur eine ausgereifte Bestellplattform, sondern wird zum fest eingebundenen Bestandteil unternehmensinterner Beschaffungsprozesse.

Individueller einkaufen mit personalisierten Katalogen

In unserem Onlineshop ist es auch möglich, personalisierte Produktkataloge einzurichten. Diese können Mitarbeitenden dabei helfen, schneller die passenden Produkte zu finden und nicht von weniger relevanten Artikeln abgelenkt zu werden. So kann ein personalisierter Katalog dazu beitragen, Fehlbestellungen zu vermeiden und den Einkauf noch präziser an internen Vorgaben auszurichten.

Transparente Übersicht der Bestellungen

Professionelle Services zeigen ihren Wert auch nach getätigten Bestellungen. Digitale Einkaufsprozesse führen nicht nur zum Warenkorb, sondern begleiten auch die nachfolgenden Schritte. Neben passendem Versandtracking lassen sich auch Retouren oder Reklamationen anstoßen und übersichtlich dokumentieren. Das erspart Rückfragen, da sich der Status der Bestellungen unkompliziert und übersichtlich nachvollziehen lässt.

Der Ehlert-Equipment-Check

Ein weiterer wertvoller Ehlert-Service ist unser Equipment-Check. Unsere Messer-Management-App ist ein umfassendes Tool zur Rückverfolgbarkeit von Messern, herstellerunabhängig und mit integriertem Statusmanagement. Bedeutet: Es lassen sich Kennungen von Messern unterschiedlicher Hersteller integrieren und erforderliche Wartungen werden angezeigt. Ausgabe, Rückgabe, Nutzung und Wartung werden per Scan dokumentiert, was Organisation und Verantwortlichkeiten deutlich vereinfacht. Mit dem Ehlert-Equipment-Check werden Messer einfach besser verwaltet.

Digital – aber auch persönlich

Trotz aller digitalen Möglichkeiten in unserem Onlineshop liegt uns der direkte Kontakt am Herzen. Die vielen digitalen Services sollen die persönliche Beratung nicht ersetzen, sondern Einkaufsprozesse sinnvoll unterstützen und strukturieren. Während sich viele Aufgaben effizient online erledigen lassen, stehen wir bei individuellen Fragen und Anliegen wie gewohnt gerne und umfassend persönlich zur Verfügung.

Die Kombination aus digitalen Funktionen und persönlichem Service schafft so eine wertvolle Basis für die Beschaffungsprozesse im Umfeld professioneller Lebensmittelproduktion. Modern, übersichtlich und zielgerichtet – und doch sind die direkten Ansprechpartner wie gewohnt nur einen Anruf entfernt.

Mit Ehlert digitale Beschaffungsprozesse gekonnt meistern

Mit den digitalen Services unseres Onlineshops wird die Beschaffung von Bedarfs- und Verbrauchsgütern zu einem unkomplizierten und übersichtlichen Bestandteil des Arbeitsalltags: transparent, anpassbar und auf professionelle Anforderungen ausgerichtet. Unternehmen profitieren von klaren Abläufen und einer digitalen Einkaufsumgebung, die wiederkehrende Bedarfe ebenso berücksichtigt wie individuelle Prozessanforderungen. So entstehen mehr Verlässlichkeit und Übersicht – und zugleich mehr Freiraum für das Wesentliche in Betrieb und Produktion.